En el marc de la implantació de l’administració electrònica, la gestió del document electrònic constitueix un canvi de paradigma, en què cal garantir el tractament adient de la informació, el compliment normatiu i el respecte als drets de les persones.
Les administracions públiques han de disposar de sistemes de gestió documental per tal de poder realitzar un control sistemàtic i eficient del cicle de vida dels documents. Un sistema de gestió documental controla els documents des de la seva creació fins a la seva conservació o eliminació, i incorpora eines que permeten la seva recuperació, en determina l’accés i la seva utilització.
Els beneficis que aporta la gestió documental, a banda, esdevenen totalment essencials per garantir el compliment normatiu. En aquest sentit, les lleis 39/2015 LPACAP i 40/2015 LRJSP i el desenvolupament reglamentari posterior (Norma Tècnica d’interoperabilitat, RD 3/2010, que estableix el Esquema Nacional de Seguretat i el RD 203/2021, pel qual s’aprova el Reglament d’actuació i funcionament el sector públic per mitjans electrònics) constitueixen un marc legal d’obligat compliment en què les administracions han hagut d’adaptar-se als actuals mètodes de treball, basats en l’ús de suports electrònics.
Una política de gestió de documents electrònics recull els criteris necessaris per garantir la interoperabilitat, la recuperació i conservació de documents i expedients electrònics d’una organització com l’Ajuntament.